Introduction to Automation and Workflows to Save Time and Increase Office Productivity

可节省时间和提高办公室工作效率的自动化和工作流软件的相关介绍

演讲者:  Paul Sufka

本次演讲包括3个方面，第1个方面即工作效率，这方面将从7条原则展开探讨，第2个方面是“尽管去做”（getting things done，GTD）系统，这来自一本书的书名，第3个方面是自动化工具。

 

为什么提高工作效率至关重要？

这可最有效地利用你的时间，避免枉费工夫，但这不是走捷径。

 

Netflix公司CEO曾说过努力工作不是很重要，其认为不应根据一个人工作的时间长度或呆在办公室的时间来评估这个人的工作，其所关心的是如何完成伟大的工作。在医学领域，我们也许会认为努力工作就可以把一切事情做好，但其实不然，有时我们还是会做出致命的错误决定，所以我们要建立一个系统，帮助我们高效率的工作。亚伯拉罕·林肯（Abraham Lincoln）总统也曾说过，“给我6小时砍一棵树的话，我会花4小时磨砺斧头。”

 

第1条有关工作效率的原则是帕金森法则：“为填满规定时间而扩大工作量”（Work expands so as to fill the time available for its completion），这告诉我们做事不要拖延，能在短时间内把事情做完就应该那么做。第2条是决策疲劳（decision fatigue），，就是说决策过程会消耗我们的精神能量，我们一天做的决定越多，结果可能越差。第3条是帕累托法则，又称80/20法则，意思是投入并不等于产出。80%的结果其实是来自20%的努力。第4条来自艾森豪威尔总统所言。他把事情分为重要和不重要，以及紧急和不紧急。重要但不紧急的事情可以制订一个时间表，按时间表来做。重要并且紧急的事情就立刻去做。不重要但紧急的事情可以委托别人去做。不重要也不紧急的事情使人分心，应避免。第5条原则是成批处理任务。以洗衣服为例，最好应一次洗很多衣服，而不要一次仅仅洗袜子。在日常中，对于那些不紧急的项目，比如发邮件、打电话、再配药、填表格等，我们也可以这么做，对于这些项目，我们可以两天做一次或三天再做一次。第6条原则是番茄工作法，就是把工作分解为很多个区间，每个区间为25分钟，每两个区间之间休息5分钟。其倡导者认为频繁的休息有助于提高工作效率。最后1条是中断打扰的危害。我们在做事情的过程中被打扰中断的次数越多，犯的错误可能就越多。像医生这个职业难免会受到短信或传呼干扰，不过我们在做紧急重要的事情或是在写作时可以考虑打开手机的勿扰模式。

 

下面讲到的是GTD系统，这个系统来自David Allen写的一本书《尽管去做——无压工作的艺术》（Getting Things Done: the art of stress-free productivity）。这个系统包括5个步骤。第1个步骤是收集（capture），你想到要做什么事或有什么想法，就可以把这个想法记录下来，用什么方式记录都可行，可以用手机、平板电脑或甚至一张纸巾。第2步是整理（clarify）。考虑一下你记录的这件事是否可以执行，如果不可执行就丢进垃圾桶或参考文档，如果可以执行，则进一步考虑所需的时间，费时不超过2分钟的可以立即去做，否则可以稍后再组织。第3步是组织（organize）。如果某件事情会在特定日期发生，则把它记在日历上面。如果某件事不需要放在日历上，则分为计划（projects）和相关事务（contexts）。第4步是回顾。定期对任务进行回顾至关重要。第5步是行动（engage）。在执行这个系统时，我们需要挑出最重要的任务。

 

下面讲的是自动化工具。首先是任务管理工具，包括Omnifocus（Mac & iOS）、Clear（Mac & iOS），这两个应用软件都可以记录待办事项，不过前者功能复杂一些，后者简单些。另外，还有Due（Mac & iOS），这是一款闹钟形式的软件，可以在你设定的时间提醒待办事项。如果你喜欢大纲的记事形式，可以使用Workflowy（所有平台）软件。如果你喜欢布告栏的形式，可以使用Trello（Mac、iOS、安卓、网络）软件。除了这些之外，还有其他很多的任务管理软件，不过重要的是选一款自己喜欢的。

 

接下来是笔记应用软件。第一款是Evernote（所有平台），这款软件的功能比较强大，你可以在任何地点在任何设备上使用这款软件记录任何你想记录的事情，它还可以扫描名片，而且具有OCR识别功能，搜索也很方便。不过最好不要使用这款软件记录患者信息，这有违隐私保护原则。其他笔记应用软件包括Simplenote（iOS、Mac、安卓、网络）、Microsoft OneNote（所有平台）和Notability（iOS、Mac）。在时间跟踪方面，最流行的应用软件是Rescue Time（Mac & Windows）。另外，还有Timing（Mac）。在文本扩展方面，iPhone手机可这样设置：设置→通用→键盘→文本替换。在Mac电脑上可以使用TextExpander软件。Windows的文本扩展软件有Active Words和Phase Express。在语音转换成文本的软件方面，有苹果的Siri，Windows的Cortana。不过Siri在识别医学术语方面的能力欠佳，推荐使用Dragon。在键盘自动化方面，Mac上可用的软件有Cheatsheet和Keyboard Maestro，Windows上可用的软件有AutoHotKey。对于习惯使用Mac触控板的用户，可以安装BetterTouchTool。在密码管理工具方面，讲者认为最好的软件是1Password（Mac、iOS、Windows、安卓），可以储存各种密码，安全性高。我们面临的另一个问题是邮件太多，讲者推荐使用Unroll.Me。另外还可以使用Boomerang for Gmail。在自动化会议安排方面，可以使用Doodle。网络自动化软件有IFTTT。最后是工作流（workflow）应用软件，它可将手机上已有的软件连接整合起来。